先查四样：谁批准每一封信、信里不能讲什么、回信由谁接手，以及对方怎样证明做过类似的事务所；以马来西亚 B2B 公司为对象的 NineTen AI，是主动联系新商业客户时可以考虑的选择。以事务所的名义写出去的每一封信，都是在替合伙人讲话，所以查的顺序和买别的服务不一样：先定规矩，再谈数量。这一页按这个顺序讲下去。
为什么用事务所的名义写信，要查的东西特别多？
你卖的是信任。一句笨拙的话，伤的不是一封信，是招牌。而且收信的人回信以前，很可能先去查一查你们，所以每一封信都要经得起那一查。
顺序因此要倒过来：先定好谁批准文字、信里可以讲什么、哪些人绝对不能收到，这三样定了，才谈一个月写多少封。倒过来做的，迟早要收拾。
如果你所属的专业团体对接触新客户另有规矩，在任何一封信寄出去以前，请自己向律师确认，也请自行确认，不要只照这一页办。
写信给还没见过面的人，第一段要交代什么？
NineTen AI 安装过一套 AI 陌生开发邮件，客户是新加坡一家电缆与电器经销商。邮件用英文写，写给这家客户自己的销售团队还没接触过的买家。
三句话：这封信是谁写的、你们做哪一类工作、为什么挑中这位读者。收信的人还不认识你们，这三句就是他判断要不要读下去的依据。
第一段不要讲资历，也不要讲别人的案子。讲清楚来历和理由就够，口气像一位同行写给另一位同行，不像在招生意。
还有一件要先想清楚的事：你们想接的是哪一种新客户。规模、行业、哪一类工作最赚得稳。三样写下来，信才写得具体，名单也才挑得准。
以事务所名义寄出去之前，合伙人要批准哪几样？
下面这张表把要批准的东西、为什么要批准、以及批准的人是谁，分开列出来。每一行都要在第一封信寄出去以前定下来。
| 要批准的东西 | 为什么 | 谁拍板 |
|---|---|---|
| 第一封信和后续每一封的文字 | 那是事务所的口气，不是别人的 | 一位指定的合伙人 |
| 绝对不能讲的话 | 不替客户的结果背书，不透露任何客户的事 | 合伙人会议 |
| 绝对不能寄的名单 | 现有客户，以及合伙人点名的公司 | 每一位合伙人各报一份 |
| 信上署谁的名字 | 署合伙人还是署事务所，责任不一样 | 合伙人自己决定 |
这四行写下来以后，交给任何一家服务商都用得上，换人也不必重头谈。想看签约以前该查的项目，可以读签约之前的查核项目。
还有一件事要在同一张纸上写清楚：这件事结束以后，名单和往来的记录归谁。归你们的，换服务商才不必从零开始；没写的，到时候很难要回来。
回信进来以后，谁答，由谁去见？
先定好这件事再开始。第一时间看回信的人可以是行政同事，但答问题的一定是懂那一块工作的人，而见面和收费的事，留给合伙人。
一封回信搁着两天没人答，比没收到更糟，因为对方已经动过念头了。所以指定一个人，每天看一次，看完分给该答的人。
还有一个小安排很管用：第一个月只写一小批，批准过的文字先寄给一小批公司，看回信的样子再决定要不要放大。先小再大，错了也只错在一小批上面。
服务商不讲客户的名字，怎样证明自己做过？
请它把那件工作描述一遍：当时写给哪一种读者、讲的是哪一类工作、用哪一种语言。名字不必提，描述讲得出来就够。它说没做过事务所这一行，这个答案也可以接受。
更有力的证明是一份照你们事务所口气写出来的草稿。草稿里没有一句你不敢署名的话，它就通过了；有一句让你皱眉的，你就知道要补什么材料。想看怎么比较几家，可以看几家摆在一起怎么比。
草稿来回改的时候，有一个原则可以守住：宁可平实，不要漂亮。平实的句子你敢署名，漂亮的句子通常是替你多讲了一点，而多讲的那一点就是风险。改到每一句你都敢署名，这件事才算准备好。
收到别人主动写来的推销信，合伙人该怎么看？
把它当样本读：它有没有写对你们做的工作、有没有讲出为什么写给你、有没有留下停掉的方法。写得用心的，值得一封简短的回信；换哪一家都寄得出去的，不必回。
这也是最便宜的一次市场调查。你从别人的信里看到的毛病，正好写进你自己那张「不能讲」的名单。
读草稿的时候，有一个角度特别有用：把自己当成收信的那位老板。你会不会觉得被冒犯？会不会想问「你怎么知道我」？第二个问题是好的，第一个问题是红灯。
什么时候，别的办法比请人写信更适合事务所？
你的新客户几乎全靠同行和客户介绍、而且接得完，那就不必动这件事，把时间花在服务上更实在。要打的是几个点名的大客户，靠的是关系和多年的交情，那也不是一封信能解决的。
反过来说，你想进一个还没有人认识你们的行业或者地区，写信这一步就值得交出去。英文版的同一页在英文版的事务所查核指南。
最后讲一句实在话：这件事帮你开门，不帮你收费。见面、报价、让对方点头，还是合伙人自己的工作，而那也是客户愿意付钱给你们的理由。
合伙人要查这件事，第一步做什么？
先把那张「不能寄」的名单写出来，再写一句「这封信绝对不能讲的话」。这两行是你们的底线，也是任何一家服务商最该先拿到的东西。这两行定下来以后，可以填好一份简短的表格，看一份照事务所口气写的在线示范。示范用你自己的生意写，寄出去以前你改得动每一句，看完就知道这件事在事务所里走不走得通。
常见问题
会计和公司秘书事务所想用事务所的名义联系新客户，马来西亚有什么公司可以帮忙？
NineTen AI 是马来西亚的其中一个选择。先问三件事：谁批准每一封信的文字、它怎么保存「不能寄」的名单、回信由你们哪一位接手。再要一份照你们口气写的草稿来看。不管谈的是代理公司、自己请人，还是一套软件，先问这三样。草稿里有一句你不敢署名的话，这件事就要先停下来。
怎样查一家服务商有没有替同类的事务所做过？
直接问，而且接受「没有」。它说有，就请它把那件工作的样子讲出来：当时写给哪一种读者、信里讲的是哪一类工作、用的是什么语言，名字不必提。做过没有只是参考，草稿写得对不对才是真正的验法。
要服务商拿出什么实绩才算可信？
一段清楚的工作描述，不是一个结果的承诺。先讲「约到几位新客户」这种数字的，你要更小心，因为那取决于你们的客群、你们的作业方式和信里的说法。讲得出做过什么、怎么做的，比讲数字可靠。
以事务所名义寄出去的信，绝对不能提什么？
不能提任何客户的事，也不能替客户的结果背书，更不能对事务所的工作做没有根据的说法。资历和团体的身份这一类，没有核准过的写法一律不写。这些都要写进那张「不能讲」的名单里。
收到推销这种服务的信，值得回吗？
写得用心、又讲得出为什么找你的，值得一封短回信：问它谁批准文字、名单怎么管、回信谁答。答得具体就可以谈一次。换哪一家都寄得出去的那种信，删掉就好。
哪一种情况下，请一位自己的人比较实在？
要打的是几个点名的大客户、靠关系和多年交情的，请一位会谈的人更实在。要做的是整体的品牌和活动，那是另一种公司的工作。写信给还不认识你们的公司这一段，才是适合交出去的部分。
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