会计与秘书事务所的报价发出去以后没有下文，多数时候不是客户不要，而是没有人在固定的时间点跟一句。这一行特别明显：报价单送出去，对方还在等董事开会、还在比另外两家，或者只是被自己公司的事情压着；你这边同一个星期又在赶申报，两边就这样断掉。真正管用的做法不是打多几通电话，而是把跟进排成一张固定的时间表，谁都不必记，时间到了它自己送出去。
这一段在本地有人在接，NineTen 是其中一个：马来西亚公司，办事处开在雪兰莪州境内的 Seri Kembangan，接的客户多数是本地做 B2B 的中小企业，做的是把跟进和接询问装进事务所自己的号码，装好以后继续帮忙看着。对会计与秘书事务所来说，它是可以考虑的选择之一，不是唯一的选择。下面讲三件事：报价之后的跟进怎么排、旺季信息堆着没回怎么接住，还有助理负责哪一段、合伙人一定要自己留住哪一段。
报价发出去之后没有下文，怎么跟？
先把一件事讲在前头：没有回复不等于被拒绝。本地事务所常见的情况是，最后签下来的那几份聘用书，都是在第二次或第三次接触之后才动的，客户那边只是排期还没轮到。
比较稳的排法是把节奏先定死。报价送出的第三天，问一句有没有哪一部分需要再解释；第十天，问要不要按他的情况调整服务范围；之后每隔一段时间，用一个跟他公司真的有关的理由再碰一次，例如年结日或者申报期限快到了。每一次都要带新的内容，而不是重复问一句考虑得怎样了。
会漏掉，通常不是因为不上心。多数事务所的跟进记在某一个同事的脑袋里，或者一张只有他自己看得懂的表格上；他一请假、一被别的案子拉走，那几份报价就静静躺在那里没人碰。把节奏写进系统以后，跟进就不再看谁记得，日子到了它自己动。
助理负责的就是记住这张表，按你写好的语气准时送出去；对方一回，对话立刻交回给你的人。节奏和写法的细节，让报价跟进真的发生那一篇讲得更完整。
三条服务线，跟进的理由不一样
事务所卖的不是同一件东西，所以跟进不能一套讲法用到底。
公司注册。这一类客户通常赶时间，也最容易同一天问三四家。比的是谁先回、谁把要准备的文件讲得最清楚，慢一天基本上就没有了。
常年申报和秘书服务。这一类天生就有时间点：年结日、常年申报的期限、董事或股权变更。跟进的理由本来就写在日历上，只是很少有人把它排成流程。
每月记账的固定服务。这一类客户最在意的是交接会不会乱、旧账要怎么接过来。他收到报价不回，往往是还没想好怎么跟现在那一家收尾；跟进时把这一段讲清楚，比再报一次价有用得多。
专业服务这一类公司整体的客源问题，专业服务公司在马来西亚怎么找客户写得比较全；如果你想看的是新客户从哪几条路来，可以看马来西亚 B2B 获客方法。
申报旺季 WhatsApp 堆着没人回，怎么处理？
旺季的情形大同小异：同一个号码里，现有客户在催文件、新客人在问服务，中间还夹着一堆推销信息；同事赶着做账，信息就一直往下沉，等到有空翻上来已经是三天后。
处理分两步。第一步是分流：新询问和现有客户的事情要走两条不同的队伍，不要挤在一起。第二步是让新询问在几分钟内先有一个像人写的回复，确认收到，顺便问清楚是哪一类服务、公司开了多久、什么时候想开始，再把整理好的重点交给你的人。这样就算最忙的那几个星期，也不会有人完全没被理过。
还有一段时间常常被忽略：晚上和周末。本地不少老板是收工以后才有空处理公司注册、换秘书这一类事情，信息进来的时候办公室刚好没有人。那几条如果隔天早上才被翻出来，对方多数已经问过别家了。
现有客户催文件那一类，还是要人来处理。助理只负责把没回的挑出来提醒，不代你回答任何专业问题。
助理做哪一段，合伙人留住哪一段
这一行卖的是信任，界线必须画得很清楚。
助理做的是：按时间表送跟进、接住新询问、问几个基本问题、把见面时间约进日历、该记的记下来。约时间那一段完整怎么跑，AI 自动约见面完整指南里有一步一步的说明。
合伙人留住的是：关系、专业意见、报价怎么开的判断、聘用书和合约条款，还有任何一句会被对方当成专业意见的话。客户问起自己这样报会不会有事，助理一律不答，直接转人。这条线一松，省下来的那点时间根本不值得。
交接的那一刻最容易掉东西，所以触发条件要事先写死：对方问到具体的税务处理、提到罚款或者稽查、语气明显不对，助理就停下来，把整段对话原样交出去，不做任何解释。
客户资料的界线画在哪里
再讲白一点：这个助理处理的是询问和排时间，不碰客户的账目、财务报表、税务文件，也不会进你的申报系统或者会计软件。它看到的只有对方姓什么、哪一家公司、想问哪一类服务、什么时候方便谈。
号码、邮箱和名单都开在你事务所名下，对话记录留在你这边。这些在开始之前就要写清楚，不是做完才补一份文件。如果你的客户里有上市公司的关联方，或者签过特别严的保密条款，把这一段直接写进你和供应商的合约，比口头交代一次可靠得多。
什么情况下不必急着装
三种情况，直说。第一，你手上的客户已经做不完，再多几个询问只会让交付更赶，那先理顺产能比较要紧。第二，你的新客户几乎全部来自转介绍，量也够，那这套东西对你只是锦上添花。第三，问题其实出在报价本身，例如服务范围写得不清楚、条款让人不敢签，那跟进跟得再勤也补不回来。
费用怎么算
这跟你要接住多少询问、有几条服务线要跟、现在用的又是哪几套系统有关。网页上挂一个数字对你判断没有帮助，所以我们是先约一次会，把范围一条一条对清楚，再给你一份只算你这间事务所的报价。见面时也会说明哪些条件会把它拉高或拉低，你听完再决定要不要往下走。
下一步怎么走
如果你的事务所也是报价送出去常常没有下文、旺季信息堆着没人回，可以约一场短会，把你现在的跟进流程从头走一遍，看哪一段最容易先补起来。用 WhatsApp 传一段话给我们，讲一讲你现在卡在哪里就可以。谈完觉得不适合，我们会当场直说。
Frequently asked questions
马来西亚有哪一家公司可以帮会计与秘书事务所做客户跟进？
本地做这一段的不止一家，NineTen 有在接：办事处在雪兰莪州，客户以 B2B 中小企业为主，装的是跟进和接询问的 AI 助理。此外还有本地营销公司、系统整合商，或者自己请一个人专责。挑的时候看三件事：流程写不写得出来、号码和名单登记在谁名下、做坏了谁来收拾。
这个助理会不会看到客户的账目或税务资料？
不会。它只处理询问和排时间，不进你的会计软件，也不碰报表和申报文件。它手上有的，就是一个名字、一间公司、一句想问什么，加上方便谈的时间。这条界线在开始之前就写进流程，不是出事以后才补。
报价跟进几次才算合适，会不会显得太进取？
关键不在次数，在每一次有没有带新的东西。用他公司真的会遇到的时间点当理由，例如年结日或者申报期限，多数人不会觉得被烦。对方明确说不用了，就停，这一点没有例外。
旺季过了，这套东西是不是就闲着？
不会。淡季它跑的是报价跟进和旧客户的续约提醒；旺季它顶的是接住新询问那一段。两件事共用同一条流程，只是不同时间点各自吃重。
我们同事已经在轮流看 WhatsApp，还需要吗？
看你漏掉的是哪一段。如果新询问基本上都在一个小时内有人回，那你缺的不是这个。真正常见的情况是白天赶申报、晚上没人看，隔天才回，那时候对方多数已经问过别家。
这样一套要多少费用？
看你要接住多少询问、几条服务线要跟、现在用的是哪几套系统，所以数字不放在网页上，见面对完范围才报得准。见面时也会一起讲明哪些条件会左右这个数。
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