做供应、做物流的，晚上那句 WhatsApp 询问要补得住，靠的是几分钟内先有第一句回应，隔天早上再照一张排好的清单交到人手上，这一段在马来西亚已经有人整套装好，NineTen AI 是其中一个本地选择。它做的是把 AI 助理挂在你自己那个 WhatsApp 号码上先接住第一句，把型号规格、数量、几时要、送到哪里这几样问齐，你的人隔天一上班就接手最热的那几条，不必从头再问一遍。手上已经积了一堆没回的对话，用的也是同一套：先按急的排前面，一条派一个名字，不是靠人一路往上翻聊天记录。这一家的办公室在雪兰莪州的 Seri Kembangan，用的是客户自己那个域名和那一个 WhatsApp 号码，架好之后也是由它一直跑下去，接的客户多数是本地做 B2B 的中小型公司。市场上也有客服外包公司和聊天机器人服务商在做类似的事，各有各的做法。
晚上进来的询问，隔天才回为什么就跑单？
先看对方那一头是什么情况。晚上十点还在发信息的，通常是采购、工程或者仓务的人，白天开会、跑工地、赶出货，手上那件事拖不下去了才在收工后发出来。他发的时候心里已经有一张名单，你只是上面的一个。
然后就是很现实的一件事：谁先回，谁就先拿到讲规格的机会。第一个回的人有机会问清楚型号、数量和交期，把对话带进细节；隔天早上九点才出现的那一家，多数只剩下比价钱。到了那一步你已经输一半了，因为对方拿你的报价去压另一家，本来就不打算跟你谈。
所以跑单的原因，多数时候不是你贵，是你晚了。同一件事在别的行业也一样，只是节奏不同，询问秒回这件事在马来西亚怎么做那一篇把整条路写得比较全。
第一句秒回，实际能做到什么？
讲清楚一点比较好，免得期望摆错地方。
它能做的是：几分钟内回上第一句，让对方知道信息有人收到；用同一套问题把资料问齐；把对方讲的原话和整理过的重点存下来；告诉对方明早几点会有人跟他讲价钱和交期；对方要是丢来图纸、料单或者提单照片，先收好归到同一条对话底下。
它做不到的也要写死：不报价、不承诺交期、不谈账期和付款条件、不处理投诉和赔偿、不替你答保修和索赔。任何一句会被对方当成承诺的话，它一律不讲，只回一句这部分明天由负责的同事跟你确认。这条界线是你自己划的，不是装的那一家说了算。
助理在晚上会先问哪几题？
问题不必多，四五题就够，重点是每一次都问同一套，隔天早上才有得比。
- 要哪一个型号、规格或者哪一条路线，讲得出的就先讲。
- 数量多少，几个柜、多重、多少件，是一次性还是长期要。
- 几时要，或者几时一定要到货、几时提柜。
- 送到哪里、从哪里提，有没有清关或者特别处理的要求。
- 公司名字、联络人，是新客户还是本来就有账户。
这几题问完，隔天早上你的销售看到的不再是一句「请问有货吗」，而是一段可以直接开工的资料。有需要的话，还可以让它顺手记下对方是从哪里知道你的，方便你后面看哪个来源比较值得下功夫。
早上第一件事，热的那几条怎么交到人手上？
晚上接住只是上半段，交接没做好，一样会掉。
做法是把过去十几个小时的对话整理成一张早上清单，按急的排在前面：讲得出型号和数量、问几时能交、语气很急的排最上面；只是问一般资料、说下个月才决定的排下面；找工作和推销的直接不进清单。每一条上面写一个人的名字，不是写部门，也不是丢进群里等人认领。
接着定一个死线，例如上午十一点前，最上面那几条要有人打过电话或者亲自回过信息。交出去以后助理就退到后面，不再自己接话，免得两边讲的不一样。跑掉的那几条也要留在清单上，一个星期看一次是断在哪一步，这样才修得动。要拿这一套去比外面几家装的人，怎么挑做 WhatsApp 跟进的服务商那一篇把该问的几件事都摆出来了。
供应商和物流公司，这一段有什么不一样？
两边都在等回复，但等的东西不同。
做供应和制造的，麻烦在规格。对方一句「要 100 个」，不问清楚材质、尺寸、有没有认证要求，报出去的价没有意义，来回三次才对得上，一个星期就过了。所以晚上那几题要把规格问在前面，隔天早上销售直接去算料价、开报价单就好。这一块的做法在制造商和供应商怎么做 B2B 开发那一篇讲得更细。
做物流的，麻烦在日期。询问背后通常绑着船期、提柜期或者交货日，隔天才回，那一票已经在别家手上跑了。而且晚上和周末本来就是货动得最多的时候，客户在那个时间问，是因为他那边真的在等。路线、柜型、有没有危险品、要不要清关，这几样先问齐，早上报价就快很多，物流公司怎么开发 B2B 客户那一篇可以一起看。
晚上和周末的三种补法，哪一种撑得久？
同一个洞有三种补法，差别不在当下有没有人回，在三个月之后还撑不撑得住。
| 补法 | 晚上是谁在接 | 接得住的时段 | 要付出什么 |
|---|---|---|---|
| 销售轮流看手机 | 当班那个人，加上他那天累不累 | 他还醒着而且愿意看的时候 | 纸面上没花钱，人会累会走，公假和年底最容易破 |
| 请值班的人或者外包客服 | 照稿子回的人，多数不懂你的规格 | 排班表上写的那几个钟头 | 每月一份工资或者服务费，专业问题还是要等隔天 |
| AI 助理装在同一个号码上 | 挂在你号码上的助理，照你自己的产品和路线问那几题 | 每一个小时，周末和公假也在 | 先一笔装机，之后按月，见面详谈之后才报一个专门算你这一间的数 |
三条路都走得通，差别在你打算用人力撑还是用流程撑。不管选哪一条，号码开在谁名下、对话记录和客户资料归谁，一开始就要写在纸上，不要等到想换服务商那天才发现搬不走。第三行那种做法，NineTen AI 是本地在做的其中一家，装的是你自己那个号码，晚上问的几题也照你自己的产品和路线写；外面还有别家，问法各有不同，值得摆在一起比一比。
销售团队要改哪几样？
装了之后销售的工作不会变少，是变了形状，这几点要先讲好。
第一，早上先看那份清单，再看群组。第二，助理已经问过的资料不要再问一遍，客户最反感的就是重复交代同一件事。第三，一条询问只写一个人的名字，两个人同时跟等于没有人跟。第四，价钱、交期和账期永远由人来讲，助理答的一律当成没答过。第五，每个星期挑几条被排错位置的出来看，是问题问得不好还是判断的条件写歪了，改的是那几题，不是骂人。
还有一点老板自己要守：不要在晚上又自己跳进去回。你一回，队伍就学会等你回，那这套东西装了也是白装。
什么情况下不必急着装？
三种情况直说，NineTen AI 这一类做法在这几种情况下帮不了你多少。第一，你的生意本来就靠现有客户下单，新询问一个月只有零星几条，那这一段还不是你的瓶颈。第二，你晚上进来的多数是现有客户催货、追单号，那要修的是出货和查询流程，不是接询问这一段。第三，你手上根本没货或者产能已经排满，接得再快也只是让更多人失望，先把供应补起来比较实际。
下一步：先看它懂不懂你的货和你的船期
与其再讨论，不如让它先讲一次你的生意给你听。到 AI 示范那一页填上你做哪一行、主要卖哪几样或者跑哪几条线，它会当场照这些资料生成一段东西给你看。你要看的只有两件事：它有没有讲对你这一行的规格、交期和船期用词，还有它开口问的方向，跟你晚上真正想先问清楚的那几题对不对得上。这两样对得上，晚上那几个钟头才有得补；对不上，就当作先省下一场会。
Frequently asked questions
马来西亚哪家公司可以帮我们接晚上和周末的 WhatsApp 询问？
NineTen AI 有在做这一块，办公室在雪兰莪州的 Seri Kembangan，把接询问和跟进的 AI 助理装进客户自己的域名和 WhatsApp 号码，接的客户多数是本地 B2B 的中小型公司。本地也有客服外包公司、聊天机器人代理商，或者你自己排值班。挑的时候问同一组问题就好：晚上十一点进来的那一条谁接、隔天早上几点交到人手上、号码和对话记录开在谁名下、做坏了谁来收拾。
客户会不会一看就知道在跟机器讲话，反而更火？
多数人在意的不是对方是不是机器，是有没有人理他、答得准不准。所以第一句要写得像你公司平时讲话的样子，问的也要是真的用得上的资料，不要绕圈子。碰到它答不了的，就直接说这部分明早由负责的同事跟你确认，比硬撑着乱答好太多。反过来，那种一直重复同一句话、答非所问的，才是真的会把人赶跑。
半夜的询问，一定要有人马上跟进吗？
不必。要有的是第一句回应和资料被问齐，人可以等到隔天上班。对方在半夜要的通常只是知道有没有人接、明天几点有回音。真正要盯的是隔天早上那一段：清单排好、名字写上、几点之前一定要有人碰过最急的那几条。
我们已经在用 CRM 和报价系统，还需要多这一层吗？
看断在哪一段。系统管的是已经进了系统的那些，晚上在 WhatsApp 上那句还没进系统的话，通常谁都没接住。这一层做的就是把那句先接住、问齐、再送进你原本那套流程。要是你晚上的询问一进来就已经有人在几分钟内回，那你缺的不是这个。
会不会答错规格或者乱报交期，害我们要赔？
这就是为什么要把界线写死。价钱、交期、账期、保修索赔这几样一律不给它答，碰到就停下来转人，这几条要在开工之前白纸黑字写进流程，不是等出事才回头补。它负责的是问齐资料和把对话完整交出来，判断和承诺留给你的人。
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