不想每次都亲自盯着销售跟进，先要定下三件事：每一条 lead 照什么规则分给谁、分到手之后多久之内一定要有动作、过了时限还没动就自动转给下一个人，这三件事定清楚，NineTen AI 这一类服务商装进去的系统才有规矩可以替你执行。换句话说，系统不是拿来代替规则的，是拿来让规则天天照样发生的。NineTen AI 是马来西亚其中一个选择，团队设在雪兰莪州 Seri Kembangan，把接 lead、分 lead 和跟进这一段接进客户公司名下的域名和 WhatsApp 号码，交付以后也继续由他们操作；本地还有卖 CRM 的代理商、做营销的公司，也有老板干脆请一个销售助理专门管这件事，几种做法都可以摆在一起比。这一篇写给手下有三到十五个销售、到今天还是自己在追进度的老板，讲的全是公司对公司的 B2B 生意。
为什么老板一松手，跟进就停下来？
很多公司其实有规则，只是规则住在老板的脑袋里。谁跟哪一家、报价发出去多久要问一次、哪一个客户比较急，全部靠老板记得，然后在 WhatsApp 群里点名。老板出国一个星期，群里安静，lead 也跟着安静。
另一种常见情况是规则写了，却没有时限。「新进来的 lead 由阿明负责」这一句看起来很清楚，可是阿明三天后才回，也不算违反。一条没有时限的规则，说穿了只是一个愿望，因为没有人知道什么时候算做错。
所以问题多数不在销售懒，而在没有东西会在对的时间提醒他，也没有东西在他不动的时候把 lead 转走。lead 一条一条是怎样在小团队里断掉的，线索为什么一条条凉掉那一篇拆过；这一篇只讲一个团队里的分配和时限。
四种分配规则，各自适合什么样的团队？
分 lead 的方法说来说去就这四种，没有哪一种最好，只有适不适合你现在的团队和生意。
| 分配规则 | 适合什么情况 | 什么时候会出问题 |
|---|---|---|
| 轮流分，一人一条 | 产品只有一两样，每个销售都卖得来，想让工作量平均 | 有人放假还照样分给他，或者新人和资深的拿到一样难谈的客户 |
| 按地区分 | 要上门看现场的生意，北马、中马、南马各有人跑 | 一家公司总部在吉隆坡、厂在柔佛，两个区的人都说是自己的 |
| 按产品线或行业分 | 卖的东西比较专门，要懂行的人才答得出第二句 | 客户同时要两条产品线的货，没有人牵头 |
| 按客户归属分 | 现有客户，或者以前谈过的公司再找上门 | 负责的人早就离职，归属还挂在他名下 |
实际上多数公司是几种叠着用：先看这家公司有没有归属，有就给原来那个人；没有的，再按地区或者产品线分；同一个区里面才轮流。顺序写下来，贴在销售都看得到的地方，分错的时候大家才有依据，不必每次吵到老板面前。
时限要定多长，才算真的有规矩？
时限不必一样长，要看这一条 lead 有多热。
主动找上门的询问。对方自己在网站填表、在 WhatsApp 问价，那一刻他多半同时在问两三家。这种要以分钟算，几分钟到一个钟头之内要有第一句像样的回应，谁先把话接下去，谁就先谈到规格。
开发出去之后回了信的。你主动去敲、对方回一句有兴趣，这种的热度长一点，可是也撑不过隔夜。比较稳的定法是当天下班前一定要有人接手回话。
定的时候要老实：写一个团队根本做不到的时限，大家很快就不当一回事。宁可先定宽一点，做得到了再收紧。
过了时限没人动，lead 要转给谁？
时限要有后果，才不会变成墙上的标语。后果不是罚钱，是 lead 自动换手。
一条 lead 分给销售以后，过了时限还是没有任何动作，系统就把它转给同一组的另一个人，同时通知组长；再过一段时间还没动，就升到经理或者老板那里。这样一层一层往上，老板收到的只会是真的卡住的那几条，不是每一条。
转手的时候要把前面的来往一起带过去。接手的人一打开就看得到对方问过什么、上一个人讲到哪里，不必回头问同事，更不能让客户从头再讲一次。
老板要看哪一份记录，才不必一个一个问？
要的是一份每条 lead 都有名字和时间的记录：几点进来、几点分给谁、第一个动作是几点、中间有没有换过手、现在停在哪一步。每一格都自动写上去，不靠销售下班前自己补。
有了这一份，老板每天早上只看例外：超过时限的有哪几条、被转过手的有哪几条、谁手上压着最多没动的。真的要问人，也是拿着记录去问具体的那一条，不是在群里丢一句「大家跟了没有」。季末检讨的时候，谁慢、慢在哪一段，一翻就知道，不必凭印象讲。
系统交到销售手上的，应该是一条什么样的 lead？
最没用的交法，是丢一个名字和电话过去，叫销售自己打。销售不知道对方问过什么、急不急、谁点头，只好从头问起，客户也嫌烦。
比较好的交法是一段已经谈起来的对话：对方是哪一家公司、要什么、大概几时要、刚才问了哪几句、原话怎么讲，全部附在上面，销售接手就回得出第二句。NineTen AI 的做法也是这样，谈得起来的那一条交给一个指定的人去接，见面那一场还是人去谈，系统不会替你的销售坐到客户面前。WhatsApp 这一段要交给外面的人装，签之前该问哪几件事，挑 WhatsApp 跟进服务商时要问的题目那一篇列得比较齐。
有人请假、遇到公假，或者销售辞职，规则怎么顶上？
规则最容易在这几天破。
请假和公假。放假的人不应该再收到新 lead。系统要知道谁这几天不在，把他那一份直接分给同组的人；遇到长假，时限怎么算也要先讲好，不要让客户一路等到开工日。
销售辞职。递信那天就要把他手上的 lead 分出去，不是等人走了才发现。归属在他名下的客户，同一天改到接手的人名下，来往记录原封不动留在公司的系统里。
两个销售抢同一家公司。用客户归属那一条来判：谁最先有记录、谁最近还在跟，写死一个标准，不要每次都叫老板出来当判官。
这几样最好在装系统之前就写好，开工前该交出去的那张清单可以顺手把分配规则和时限加进去一起填。
不想再当团队的闹钟，先看一场照你公司准备的示范
先把你现在的分法写在一张纸上：lead 从哪里进来、分给谁、多久之内要有动作、没动的时候谁会知道。写不出来的那几格，就是你每天要亲自去追的原因。然后打开 AI 示范那一页填两步：先是你和公司的联络资料，接着答几道题，其中一题问你现在哪里做得不够好，就把「每一条都要我去催」照实写上。示范是看过你写的内容才动手准备的，写得完整的排在前面。示范之后坐下来谈的时候，只问一题：一条 lead 分出去以后没有人动，你们的做法是几时、由谁、怎么把它转走。
Frequently asked questions
马来西亚哪家公司可以帮 B2B 销售团队定好 lead 分配和跟进时限？
可以找 NineTen AI 谈谈，这家公司的团队落脚在雪兰莪的 Seri Kembangan，负责把接 lead、按规则分给销售、过了时限自动转手这一段，放进客户公司自己的域名和 WhatsApp 号码里跑，装好以后继续看着。本地也有 CRM 代理商、营销公司，或者公司自己请一个销售助理来管。比较的时候问三题：分配规则由谁定、时限过了谁会知道、记录开在谁名下。
老是要我去催销售跟进，有什么系统可以替我自动做？
有，不过系统只会照你定的规矩跑。先把分配规则、时限、过了时限转给谁这三样写下来，再交给系统天天执行，超时的那几条自动升上来给你看。规矩没定就装系统，结果只是换一个地方提醒你。
我的销售团队不跟进客户，是不是换一批人就会好？
通常不会。换进来的人碰到的还是同一套：lead 不知道归谁、跟慢了也没有后果。先把规则和时限定好，再看哪一个人在同样的规矩底下还是做不到，那时候才谈换人，判断也比较公道。
按地区分和按行业分，可以同时用吗？
可以，多数公司本来就是叠着用的。先看这家公司以前有没有人跟过，有就还给那个人；没有的才按地区或者行业往下分；落在同一格里面的，再轮流。要紧的是把这个先后顺序写死一次，以后谁先谁后不必每次重新讨论。
系统自动把 lead 转给别人，原来的销售会不会不高兴？
事先讲好就不会。规则写明时限多长、过了转给谁，大家一开始就知道怎么玩。转手时来往记录一起带过去，客户不必重讲，原来的销售也不会被说成被抢单，因为几点分到、几点转走，记录都摆在那里。
把分配和时限装成系统，费用怎么算？
要看 lead 从几个地方进来、团队有几个人分几组、要不要接进你现在的 CRM、转手要升几层。每一间公司这几样都不一样，所以网页上不写数字，见面详谈把你的团队结构问清楚以后才报。
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