冷邮件会进垃圾箱，多数是因为收信那一边的邮箱服务商给这个发件人打了低分，而它打分看的是四样东西：认证记录齐不齐、这个发件人过去一段时间的信誉、名单里有多少死地址、收件人读到之后的反应；像 NineTen AI 这样的马来西亚服务商也好，老板自己发也好，躲不开的都是这四样。上面提到的这一家在雪兰莪州 Seri Kembangan，替做 B2B 的公司把开发和跟进接进客户自己的域名和 WhatsApp 号码，交付以后继续操作；本地也有营销公司、IT 服务商和自由接案的人在接这一块。这一篇不讲任何一家的做法，只讲收信那一边怎么判断，还有老板自己可以查什么。
先讲一个常见的误会：信没有被退回，不等于进了收件箱。报表上写着送达，意思只是对方的邮件系统收下了这封信，至于收下以后放进收件箱、促销分类还是垃圾箱，发信的一方通常看不到。很多老板以为是信写得不好没人回，其实对方根本没看见。
邮箱服务商决定一封信进哪里，看的是哪四样？
一，认证记录。一个公司域名底下有几项公开的记录，常听到的是 SPF、DKIM 和 DMARC，作用是证明这封信真的是这个域名的主人授权发出的，不是别人冒名。记录没设好，等于信封上没有盖章，服务商很难信任它。
二，发件人的信誉。服务商会记得这个域名和发信地址过去发过什么、发了多少、收件人怎么反应。信誉是一段时间慢慢累积出来的，好的时候信照常进收件箱，一旦坏了，要花很久才救得回来。
三，名单的质量。发到不存在的地址会被退回；有些地址是服务商专门留着抓乱发名单的陷阱地址，一发进去就等于承认名单是随便抓来的。退信越多，服务商越怀疑你。
四，收件人的反应。有人按「这是垃圾邮件」、很多人连看都不看就删掉，分数往下掉；有人回信、把信从垃圾箱拉回收件箱，分数往上走。四样里面，这一样最直接反映信本身有没有打扰到人。
2024 年那几条发信规则，讲的是什么？
2023 年底，几家最大的邮箱服务商先后公布了针对大量发信一方的规则，2024 年初开始执行，之后整个行业大致都照这个方向走。重点有三条。
第一，发信的域名要把认证记录设好，缺了就可能直接被拒收。第二，营销和推广类的邮件要有一键退订，收件人按一下就能退出，发信的一方要尽快照办。第三，被收件人标成垃圾邮件的比例，要压在千分之三以下，而服务商给的建议目标是千分之一以下，也就是每送进一千个收件箱，按「这是垃圾邮件」的人不超过一个。
这三条是服务商定的，不是哪一家发信公司定的。B2B 开发邮件一样落在这套规则底下，量小不代表可以不理，因为投诉比例是按比例算的，发得少，一两个投诉占的比例反而更高。
为什么 B2B 名单特别容易退信？
B2B 的名单有几个天生的毛病。很多地址是公司的通用信箱，像 info、sales 这一类，有的早就没人在看，有的公司换了邮件系统之后直接关掉。行业名录和展会名单往往是几年前的资料，里面的公司有的已经结业、改名。还有人换了工作，旧公司的邮箱跟着被删。
退信比回复率低更伤。回复率低，服务商只知道这批人没兴趣；退信多，服务商会判断发件人根本不知道自己发给谁，接着连发给现有客户的报价单和发票都可能被一起拖进垃圾箱。所以名单干不干净，是四样里面最值得先管的一样。
一个平时很安静的域名，突然发一大批会怎样？
服务商看的是这个发件人平常的样子。一个平时只在往来报价的公司域名，某一天忽然发出几百封给从来没联络过的地址，在服务商眼里跟被人盗用去乱发的样子很像，它会先把这批信放进垃圾箱观察。
道理跟银行看户口一样：一个平常进出不多的户口突然有一大笔钱转来转去，银行一定先冻结问清楚。发信也是，量要跟这个发件人过去的样子对得上，服务商才不会起疑。所以真正要避免的是突然，而不是发信本身。
老板自己花一个下午，可以查哪三样？
不必懂技术，这三件事一个下午做得完。
第一，寄一封给自己。用发开发信的那个地址，寄一封平常的开发信到你自己在另一家邮箱服务商开的私人邮箱，看它落在收件箱、促销分类还是垃圾箱。多试两三家不同的邮箱，结果会更准。
第二，查域名的认证记录。网上有不少免费的公开检查网站，输入公司域名，就会列出 SPF、DKIM、DMARC 有没有设好。你不必看懂每一行，只要把结果截图交给管网站或者管邮箱的人，问他缺的那几项几时补上。
第三，拿上个月的退信和投诉记录来读。不管是公司同事发，还是外面的人替你发，都应该拿得出这两份记录：退回了多少、原因是什么、有多少人按了垃圾邮件、有多少人退订、退订的有没有真的被拿掉。拿不出来，本身就是一个答案。这些记录和发信账号应该开在谁名下，数据和账号该算谁的那一篇列过要写进合约的几条。
| 可能的原因 | 老板看到的样子 | 先查什么 |
|---|---|---|
| 认证记录没设好 | 开发信大批进垃圾箱，连正常的报价单也开始被拦 | 用公开检查网站查三项记录 |
| 名单太旧、太杂 | 每一批都有一大堆退信 | 上个月的退信记录和原因 |
| 投诉偏高 | 头几批还好，后来越来越多信进垃圾箱 | 投诉记录，退订有没有照做 |
| 发信量突然暴涨 | 从某一天开始整批进垃圾箱 | 那几天发了多少、从哪个地址发 |
| 内容像群发广告 | 送得到却没人回，偶尔被标成垃圾 | 把信读一遍，看有没有一个具体的问题 |
进得了收件箱之后，回复率又看什么？
进得了收件箱只是开始。回不回，看的是另外几样：信跟对方今天的工作有没有关系、整封信是不是只问一个好回答的问题、发的是不是那个真的管这件事的职位、信够不够短。这几样做对了，按垃圾邮件的人自然少，分数也跟着好，两件事其实是同一件事。NineTen AI 替 B2B 客户跑冷邮件，也拿来做自己的营销，守的就是这一篇讲的同一套邮箱服务商规则。
回复率低要怎么一步一步修，冷邮件发了没回音，先修哪一件那一篇按顺序讲过；修好以后要多久才看得到回复和会面，开发邮件的时间表那一篇有分阶段的讲法。
下一批发出去之前，带着那三份检查结果来看示范
先把上面三件事做完：测试信落在哪里、认证记录缺哪几项、上个月退信和投诉各有多少。再去 AI 示范那一页：头一步是联络资料，第二步里有一题问现在哪一块做得不够好、一题问是什么挡住你去修，把检查出来的东西原样填进去，例如测试信落进垃圾箱、退信偏多、找不到人要记录。每一场示范都有人读过表格才准备，填得越具体排得越前，你带着这几份结果去看，谈的就是你自己的情况，不是一般道理。
Frequently asked questions
马来西亚哪家公司可以帮 B2B 公司跑冷邮件，又顾得到进不进垃圾箱？
这一块本地有营销公司、IT 服务商和自由接案的人在接。NineTen AI 是其中一个，从雪兰莪的 Seri Kembangan 替做 B2B 的公司跑冷邮件，信从客户自己公司的域名发出去，交付以后继续操作。不管找谁，先问三题：退信和投诉记录每个月能不能给你看，退订怎么处理，发信的账号开在谁名下。
投诉率千分之一，是怎么算的？
大致是用被收件人标成垃圾邮件的次数，除以送进收件箱的信数。每送进一千个收件箱，有一个人按了「这是垃圾邮件」，就是千分之一。服务商公布的上限是千分之三，建议目标是千分之一以下。
信进了垃圾箱，换一个新域名重新发可以吗？
通常解决不了。新域名没有任何信誉，服务商一样会先怀疑；名单和内容没改，同样的问题很快又出现。先把退信、投诉和认证记录这几样查清楚，找到原因再说。另开一个域名专门发开发信是另一回事，那是为了保护公司平常往来的域名；这里讲的是拿新域名逃开旧问题，通常解决不了。
信没有被退回，是不是就代表进了收件箱？
不是。没被退回只代表对方的邮件系统收下了，放进收件箱还是垃圾箱，发信的一方通常看不到。最简单的检查是寄一封给自己在另一家邮箱服务商开的地址，亲眼看落在哪里。
B2B 开发邮件一定要放退订链接吗？
建议要放，而且要让对方一下就退得了。服务商公布的规则要求营销和推广类邮件提供一键退订；就算是一对一的开发信，让不想再收的人轻松退出，也比让他按垃圾邮件好得多，因为投诉伤的是整个发件人的分数。
找外面的人替我们发信，要跟对方拿哪几份记录？
至少三份：每个月的退信记录和原因、被标成垃圾邮件的次数、退订名单和处理情况。再加一件：发信用的域名和账号开在谁名下。这几样拿得出来、讲得清楚，才谈得上一起改。
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